Num mundo cada vez mais global, exigente e competitivo, a necessidade de know-how torna-se numa mais valia para a prática de todas as profissões, até mesmo a dos solicitadores e dos agentes de execução. Uma ferramenta diferenciadora ou uma competência específica podem distinguir um pequeno de um grande escritório e, graças a isso, atingir-se um patamar de excelência.

O recurso às regras e boas práticas protocolares, adaptado à realidade da profissão de solicitador e de agente de execução, pode ser um catalisador de profissionalismo, de respeitabilidade e de reconhecimento. Desde o estágio, à realização de diligências, sem esquecer a relação com as instâncias judiciais e com os órgãos da própria Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução – todas estas etapas têm regras e códigos que, sendo conhecidos e bem utilizados, podem dar o retorno e o proveito pretendidos.

Perseverança, garra, força de vontade, humildade, disponibilidade, gentileza e foco são vetores necessários que, aliados às regras de protocolo empresarial, redundam numa chave de sucesso. Fazendo a diferença, de facto, entre os profissionais! A primeira formação em imagem e protocolo empresarial, ministrada por mim no ano passado, tentou ir ao encontro da necessidade de sensibilização da classe para a importância do protocolo e do quão poderão os profissionais beneficiar, como um todo, do seu saber.

Em termos práticos, passou por uma primeira abordagem ao conceito, à história e sua importância. Na verdade, regras de conduta e de estar em sociedade remontam a tempos passados e, ainda que vão evoluindo com o avançar dos séculos, a verdade é que a sua base, a boa comunicação e a regulação da relação entre pessoas são aspetos tão essenciais para a convivência humana como a existência do Código Civil ou do Código da Estrada.

Numa segunda fase, foi aflorada a questão da diferenciação entre o que se pode denominar por protocolo interno e protocolo externo de um escritório. Ou seja, entre as normas existentes dentro do mesmo para os funcionários e colaboradores e as normas que regulam as relações com os seus clientes, colegas e demais entidades judiciais. O conhecimento ou, melhor, o reconhecimento e a aprendizagem, desde logo, destas regras, além de primarem por zelar pela boa imagem do profissional no mercado, dando-lhe um cunho, um nome reconhecido, marcam ainda o bom funcionamento do seu escritório e, em última instância, a evolução da sua carreira. E um bom escritório para ser credível e ter o reconhecimento devido tem que ser mas, também, parecer, tal como a mulher de César: “Não basta ser séria, tem que parecer séria!”.

Foi ainda abordada e reforçada a questão da importância da imagem na atividade profissional. Sabemos que a primeira impressão é sempre a mais importante e que dificilmente se ultrapassa uma primeira impressão negativa. Ora, precisamente para potenciar a imagem como ferramenta na profissão, foi dedicado algum tempo a esta questão. A importância da imagem dos profissionais, em termos de vestuário e atitude, da sua forma de estar, de se relacionar, de falar e até de escrever, é algo que pode marcar definitivamente a conceção do escritório. E não basta “vestir a camisola”, dever-se-á ter em conta que camisola vestir! Uma reunião de trabalho que finalize com a concretização dos objetivos pretendidos depende, em grande medida, da imagem que o profissional passa aos seus interlocutores. E uma boa imagem é ter credibilidade que, aliada ao cumprimento de regras básicas de protocolo empresarial, redunda em reconhecimento e credibilidade na área profissional. Não basta deter conhecimentos, é necessário transmitir a credibilização dos mesmos por meio do cumprimento de códigos, da imagem e de conduta.

“O protocolo continua intimamente ligado ao poder. É uma afirmação de poder e uma personificação do mesmo.”
Isabel Amaral

Outro vetor relevante corresponde às situações concretas do quotidiano, que podem ir desde um simples almoço a uma mera reunião de trabalho. A necessidade de ser pontual, a escolha do vestuário, a escolha do restaurante, a forma de receber o cliente e de o encaminhar, a escolha da sala, os temas polémicos a evitar na conversa, entre outros. Todos os aspetos que compõem um momento, para terem o cunho de um verdadeiro passo para se firmar um negócio, devem causar a melhor impressão possível no cliente, sendo então necessário respeitar determinadas regras de protocolo empresarial.

“As ações falam mais alto do que as palavras.”
Roger Axtell

Finalmente, articulou-se a questão do protocolo empresarial com as novas tecnologias, as quais dominam o dia a dia de qualquer escritório. Do formalismo de outrora, emerge cada vez mais um informalismo tecnológico, ainda que com regras. Mas, em boa verdade, o solicitador ou o agente de execução estão à distância de um clique ou de um telefonema (telemóvel). E a lógica profissional, bem como as suas regras, também se viram forçadas a alterar o seu paradigma. “Nesta parte, a questão da utilização de páginas de internet e das redes sociais (que deve obedecer ao disposto no Regulamento de Publicidade e Imagem da OSAE), como ação de marketing do escritório, caso não haja cuidado na gestão de páginas pessoais e do seu conteúdo, pode facilmente descredibilizar as pessoas e as suas organizações”.

Num outro prisma, pela importância cada vez maior que detém, surge a questão da criação da rede de contactos (networking) ou do marketing “boca a boca” e de como conciliar tudo isto com o protocolo empresarial. Saber potencializar a presença em determinados eventos ou ocasiões sociais como as formações na Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução, as Jornadas ou o Congresso. Mais, saber criar a nossa rede de contactos e saber retirar dela o devido proveito são mecanismos que advêm da própria utilização das normas de atuação que constam no protocolo empresarial. É dado adquirido que uma pessoa que marque uma reunião ou evento pela positiva, quer seja pela intervenção que fez, quer seja pela sua forma de se relacionar, será mais facilmente recordada do que alguém que ficou na penumbra e sem o chamado efeito “Tchanan!” ou carisma.

Em suma, pontos-chave a reter em matéria de protocolo empresarial: Valores, Ética, Princípios, Regras, Comunicação, Credibilidade e, acima de tudo, Disponibilidade e Humildade. Em termos de feedback por parte dos senhores doutores presentes na formação, as manifestações recebidas foram bastante positivas e, certamente, darão azo a uma nova edição da mesma.

“O que é digno de fazer-se, é digno de que se faça bem.”
Lorde Chestefield

A própria Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução quis acompanhar esta tendência de imagem de marca de profissionalismo, ética, transparência e credibilidade dos seus profissionais e, assim, ficou consagrada, no seu novo Estatuto, a importância do Protocolo refletida em artigos dedicados em exclusivo à questão. Tomemos, como exemplo, a questão das precedências protocolares extremamente importante para a estruturação das cerimónias de abertura e de encerramento das nossas Jornadas e Congressos, sobretudo no contacto com a tutela ou demais entidades:

Artigo 13.º
Órgãos da Ordem
1 – São órgãos nacionais da Ordem: a) O congresso; b) A assembleia geral; c) A assembleia de representantes; d) O bastonário; e) O conselho superior; f) O conselho geral; g) O conselho fiscal; h) As assembleias de representantes dos colégios profissionais; i) Os conselhos profissionais.
2 – São órgãos regionais da Ordem: a) As assembleias regionais;
b) Os conselhos regionais.
3 – São órgãos locais da Ordem: a) As assembleias distritais;
b) As delegações distritais; c) Os delegados concelhios.
4 – A hierarquia protocolar dos titulares dos órgãos da Ordem é a seguinte: a) Bastonário; b) Presidente do conselho superior; c) Presidente da mesa da assembleia geral; d) Provedor; e) Presidente do conselho fiscal; f) Presidentes dos conselhos profissionais; g) Presidentes dos conselhos regionais; h) Presidente da mesa da assembleia de representantes; i) Presidentes das mesas das assembleias de representantes dos colégios profissionais; j) Presidentes das mesas das assembleias regionais; k) Presidentes das delegações distritais; l) Delegados concelhios.

Na verdade, nos últimos anos, a Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução tem recorrido, cada vez mais, às boas práticas protocolares e de cerimonial para a organização, coordenação e acompanhamento do bom desenrolar dos trabalhos aquando dos eventos nacionais. Já é reconhecida a imagem de marca da equipa da OSAE que em todos os eventos é mobilizada para que, com o seu profissionalismo e low profile, auxilie o bom decurso dos mesmos. Com a máxima “estando na sombra, mas não às escuras”, toda uma equipa multifacetada se organiza para estruturar, minuto a minuto, cada parte das Jornadas, Congressos, debates ou outros. Ainda recentemente, acolhemos a realização da reunião do Conselho Permanente da Union Internacionale des Huissiers de Justice, em maio deste ano. A OSAE disponibilizou o espaço e a equipa de apoio para a realização dos trabalhos e, mais uma vez, foram recebidos simpáticos elogios que eleva internacionalmente o bom nome da Ordem em matéria de imagem de profissionalismo e rigor. É essa a imagem que se pretende do todo e esse somos todos nós!